Kan handelen registrere personalia på kunden?

Datatilsynet har nå fattet vedtak om at det må innhentes samtykke fra kunden før det registreres personopplysninger i kunderegisteret, samt at det må utarbeides rutiner for å sikre at samtykke innhentes.

Bakgrunn
Bransjens butikker registrerer vanligvis navn og adresse på kundene på varer over en gitt verdi. Selgerne er pålagt å innehente dette når det gjelder lisenspliktige produkter, som skal rapporteres til NRK Lisenskontoret. Dette er hjemlet i fjernsynsforskriften. Men sedvane har vært at dette gjøres for alle produktgrupper. Bakgrunnen er at ordren/kvitteringen lett kan søkes opp i datasystemet, for eksempel ved en reklamasjon.

En kunde har klaget dette inn til Datatilsynet, som har sett på saken.

Personvernet
I personopplysningsloven § 8 står det at det kreves et behandlingsgrunnlag ved all behandling av personopplysninger. Et slikt behandlingsgrunnlag er samtykke fra den som skal registreres.

Et samtykke er definert som en frivillig, uttrykkelig og informert erklæring fra den registrerte om at hun eller han godtar opplysninger om seg selv (Personopplysningsloven § 2 nr 7.) Informasjonen og samtykke må innhentes før registreringen skjer.

Videre følger det av personopplysningsloven § 28 at opplysningene ikke skal lagres lenger enn det som er nødvendig ut i fra formålet. Slik vi ser det, betyr det maksimalt fem års lagringstid, da ingen produkter har lenger reklamasjonstid enn fem år.

Dokumentasjon av kjøpet
En forbruker har i henhold til forbrukerkjøpsloven to eller fem års reklamasjonsfrist avhengig av produkt. Når en kunde reklamerer på varen til selger, må kjøpet kunne dokumenteres. Det mest vanlige er en kjøpskvittering, men annen dokumentasjon godtas også (eksempel på dette kan være en kontoutskrift).

Det hender ofte at kunder ikke har nødvendig dokumentasjon, men forhandler kan da søke opp salgskvittering og kunden får dermed de rettigheter de har krav på i henhold til forbrukerkjøpsloven. Forhandler er ikke påkrevd dette, men gjør dette som en del av kundeservicen.

Hva må gjøres
Det er frivillig å oppgi sitt navn og adresse for kjøp av ikke-lisenspliktige varer. Kunden må da gi sitt samtykke før registreringen foretas.

Det er tilstrekkelig med en muntlig bekreftelse fra kunden.

Det er selgers ansvar å sørge for at det er gode rutiner på innhenting av samtykke, samt at de lagrede opplysninger behandles sikkert. Et ledd i å overholde informasjonsplikten kan være en plakat ved salgsstedet. Denne informasjonen må forklare hvorfor personopplysninger registreres, og at det er frivillig.

- Det er viktig for en kunde å vite hva de samtykker til, før registrering skjer, sier rådgiver Mari Hersoug Nedberg i Datatilsynet.

- Selger må også påse at opplysningene ikke lagres lenger enn nødvendig, avslutter hun.

Konsekvens for forbruker ved å ikke gi samtykke
De kundene som ikke ønsker å gi dette samtykke, vil da få en kvittering uten navn og adresse. For disse kundene vil det være ekstra viktig å oppbevare kjøpsdokumentasjonen. En registrering i kundedatabasen til selger er et tilbud om å lagre kjøpsopplysningene, noe som for mange kunder vil fremstå som positivt og lite problematisk.

Dersom en uregistert kunde skal reklamere på en vare, MÅ han eller hun kunne dokumentere kjøpet. Dersom kunden ikke kan dette, kan han risikere å få sin reklamasjon avvist.

Kontaktperson hos Elektronikkbransjen er Jan Røsholm .